Để giám sát và quản lý doanh nghiệp hàng ngày, ban lãnh đạo và cán bộ quản lý sau trên giấy tờ sổ sách. Vậy làm thế nào để ghi chép sổ sách cho đúng, dễ quản lý hoạt động giám sát doanh nghiệp và nghiệp vụ kế toán phát sinh?
Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp thì bao giờ cũng tác động đến ít nhất 2 đối tượng kế toán cụ thể (2 tài khoản kế toán) do đó phải được ghi vào ít nhất 2 tài khoản kế toán phản ánh đối tượng kế toán cụ thể đó.
Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế tài chính nào phát sinh tác động đến tài sản (vốn và nguồn vốn kinh doanh) ở doanh nghiệp đều được ghi Nợ vào tài khoản này, ghi có vào một hoặc nhiều tài khoản khác và ngược lại.
Theo nguyên tắc này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ngày nào thì phải ghi chép vào sổ sách kế toán đúng vào ngày nghiệp vụ kinh tế đó phát sinh. Đó là ngày mà các tác động sinh ra, doanh nghiệp bắt đầu có quyền và nghĩa vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh.
3. Nguyên tắc ghi đơn
Đó là việc ghi chép một cách độc lập. Nguyên tắc này chỉ được áp dụng trong các trường hợp sau:
– Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết (đó là ghi cụ thể hoá số liệu đã ghi vào tài khoản tổng hợp – tài khoản cấp I).
– Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản ngoài bảng.
