Kế toán chuyên nghiệp là kế toán phải có kỹ năng ghi chép sổ sách kế toán lưu trữ sao cho hiệu quả. Đó chỉ là một phần trong toàn bộ hệ thống kế toán của công ty. Sổ này như nhật ký cho phép nhanh chóng xem lại toàn bộ lịch sử hoạt động giao dịch hàng ngày trong một kỳ kế toán nhất định.
1. Làm quen với các chu kì kế toán
Những thao tác gửi bài đến các sổ kế toán tổng gọi là chu kì kế toán. Trong doanh nghiệp một bộ phận kế toán được chia ra các mảng kế toán khác nhau, mỗi kế toán viên cần thực hiện các công việc riêng của mình. Các chu kì kế toán có thể được chia thành 5 bước.
– Chuẩn bị các tài liệu, nguồn giao dịch đó là các biên lai, hóa đơ
– Ghi lại các giao dịch nhật kí chung theo đúng trình tự
– Gửi và ghi chép các mục tài khoản ra sổ cái chung
– Cân đối các tài khoản vì đây là một danh sách các tài khoản được gộp lại với nhau và tổng kết vào cuối kỳ kế toán
– Chuẩn bị báo cáo tài chính sau khi tổng hợp cân đối các tài khoản
Ghi chép sổ sách kế toán
– Hiện nay, công nghệ phát triển nên hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán thay vì ghi chép sổ qua giấy.
– Phần mềm kế toán rất tiện dụng nó đã mặc định sẵn các tài khoản trên các trang. Vì thế bạn chỉ cần nhập số liệu tự động phần mềm sẽ phân loại và lưu trữ giúp bạn. Việc này trở nên quá đơn giản và tiết kiệm được thời gian.
– Thiết lập các trang của sổ kế toán
Bạn nên sử dụng tài khoản chữ T để phân loại các tài khoản theo chu kỳ kế toán. Tất cả những hóa đơn chứng từ được ghi chép đầy đủ và chính xác giữa 2 bên Nợ và Có của tài khoản chữ T. Sau đó kế toán sẽ tổng kết đưa lên sổ cái tổng kết. Do đó bước làm lên chữ T hay nói cách khác là thiết lập tài khoản trong sổ kế toán rất quan trọng.
Ghi lại bất kỳ thông tin bổ sung
Bạn có thể thiết lập một cột thứ ba hoặc thứ tư trên sổ kế toán để ghi thêm thông tin về từng giao dịch. Thông tin này có thể bao gồm một tổng số dư tài khoản trong kỳ, hoặc ghi chú trên các giao dịch quan trọng. Ngoài ra những thông tin bổ sung giúp bạn cần chú ý những sai lầm mắc phải của chu kỳ kế toán trước và làm tốt và rõ ràng hơn các tài khoản mỗi khi đưa thông tin lên sổ cái.
