Mỗi kế toán viên có một cách sắp xếp lưu giữ hồ sơ chứng từ kế toán khác nhau, sao cho phù hợp với nội dung mục đích sử dụng của đơn vị mình và để thuận tiện cho quá trình làm nghiệp vụ kế toán.
Chúng tôi xin được chia sẻ một vài kinh nghiệm cho các bạn kế toán trong công tác sắp xếp và lưu giữu chứng từ kế toán sao cho hợp lý, thuận tiện trong công việc.
+ Các chứng từ thu và chi nên để riêng, phiếu chi thu phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh chi phí và để trên rồi kẹp hóa đơn và các chứng từ liên quan đến chi phí ở sau. Hóa đơn được trả bằng tiền mặt thi đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi và nên xếp theo từng tháng
+ Các loại chứng từ nên xếp thứ tự riêng của từng loại.
Nhưng sổ sách bạn cần ghi rõ hóa đơn nào là đi kèm với phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi nào, nếu không sau này khi cần tìm lại chứng từ để biết 1 lô hàng nào đó đã đi đâu về đâu sẽ rất mệt.
+ Các chứng từ thu và chi nên để riêng, phiếu chi thu phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh chi phí và để trên rồi kẹp hóa đơn và các chứng từ liên quan đến chi phí ở sau. Hóa đơn được trả bằng tiền mặt thi đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi và nên xếp theo từng tháng
+ Các loại chứng từ nên xếp thứ tự riêng của từng loại.
Nhưng sổ sách bạn cần ghi rõ hóa đơn nào là đi kèm với phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi nào, nếu không sau này khi cần tìm lại chứng từ để biết 1 lô hàng nào đó đã đi đâu về đâu sẽ rất mệt.
+ Cần tách riêng hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi và xếp theo số thứ tự của nó là để:
– Cùng loại nên chúng cùng kích cỡ, dễ xếp cho ngay ngắn.
– Đối chiếu với sổ cái tài khoản dễ dàng (vào sổ có trùng hay sót tờ nào không …).
– Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ kê khai thuế hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh, mà trước khi Thuế kiểm tra mình phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không …
+ Riêng hóa đơn đầu ra đầu vào thì nên cặp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà cặp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.
– Cùng loại nên chúng cùng kích cỡ, dễ xếp cho ngay ngắn.
– Đối chiếu với sổ cái tài khoản dễ dàng (vào sổ có trùng hay sót tờ nào không …).
– Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ kê khai thuế hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh, mà trước khi Thuế kiểm tra mình phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không …
+ Riêng hóa đơn đầu ra đầu vào thì nên cặp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà cặp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.
